Cronograma Básico en Excel con Recursos, Hitos y Tareas de Resumen {gantt chart example}

En este post vamos a continuar con el tema “Cronograma Básico en Excel (Gantt Chart template)". El objetivo es crear un cronograma utilizando Excel. En la entrada anterior vimos como crear el “cronograma base”, el gráfico de partida. Ahora vamos seguir agregando funcionalidad al diagrama, agregándole una actividad o Tarea de Resumen, Hitos, y los Recursos.

El Cronograma, en la forma vista, se denomina diagrama de Gantt y se usa para la gestión de proyectos. En este podemos ver cuánto nos llevará la realización del proyecto y los recursos utilizados para ello. Los recursos pueden ser materiales, económicos, equipos, personas, etc. En proyectos del tipo IT, en general, tiene nombre y apellido ya que una persona en particular se hace cargo de una parte o de una actividad. También puede ser que una persona esté a cargo de un equipo de trabajo, dos o más miembros, para desarrollar esa actividad.

Al gráfico que teníamos agregaremos, a modo de ejemplo, una barra de resumen que representará la duración del proyecto, además un Hito (milestone) y también mostraremos el recurso utilizado para cada actividad.

La idea, como siempre, es generar una plantilla que nos quede para trabajar en cada proyecto que se nos presente. Esta nos sirve de base de partida, con uno ligeros cambios queda funcional.

Click en la imagen para ver el video o en este link.

Proceso

Para el ejemplo de la figura anterior necesitamos una tabla como la figura siguiente:

Cómo ven, es una lista de actividades dónde cada actividad tiene un inicio, duración, fin, recursos. Con respecto al post anterior, se agrega una fila para la tarea de Resumen y una para el Hito “Fin del Proyecto”. También agregamos una columna de Recursos  junto con una columna auxiliar que nos servirá para poder mostrar el nombre de los recursos en el gráfico.

Tarea de Resumen del proyecto (Summary Task)

Para construir la Tarea de Resumen es bastante sencillo, solo deben agregar una fila a la lista de actividades. Como es una tarea resumen, no tiene recursos asignados así que estará vacía celda de recursos.  El objetivo de la Tarea Resumen es mostrar cual es la duración del proyecto, el inicio y el fin. Si se tratase solo de una parte del proyecto, una fase, mostraría cuál es la duración de la fase que es la componente de todas las tareas de la fase relacionadas.

En la fecha de inicio va la primera fecha del cronograma. En la fecha de fin utilizando la función “Máx.” de Excel podemos mediante una fórmula en la celda determinar la fecha de fin. Y por último la duración la obtenemos por una resta entre la fecha de fin y la de inicio.

Cuando grafiquemos el diagrama de Gantt tendremos una barra parecida a las barras de actividades. Sería bueno poder diferenciarla del resto. Esto es posible utilizando un gráfico como el que utiliza el Microsoft Project para representar las tareas resúmenes.

Arriba de la barra de la duración del proyecto, hacemos un click para seleccionarla sola, luego click derecho y vamos a “Formato de Punto de Datos”.

Clickeamos en Archivo y nos aparecerá la ventana de búsqueda un archivo. Buscamos una imagen que sea adecuada para ser la barra de resumen. Algo como la imagen siguiente:

Imagen gráfico de resumen

Entonces el gráfico nos queda como la imagen que sigue y tenemos listo nuestra tarea de resumen de proyecto.

Hito de Finalización (Milestone)

El hito es una actividad que marca una fecha importante dentro del cronograma. En este caso se utiliza un hito de finalización. Los hitos no tienen duración, es decir duración cero, y no tienen recursos asignados.

En este caso, como es un hito de finalización, la fecha será igual a la fecha de fin de la última actividad del cronograma. En general, las actividades están relacionadas de tal manera que la fecha se acomoda en forma automática cuando cambiamos los valores.

Vamos a graficar nuestro hito en el gráfico, para eso partimos con lo que teníamos al momento.

Como ven el fin formal del proyecto es el día “18-feb”. Sin embargo en el gráfico nos muestra una barra con una duración. Aquí utilizamos un truco para poder salvaguardar las limitaciones de Excel.

Necesitamos de una barra con duración al menos de dos días ya que en esta barra se presentará la imagen que representa nuestro hito, en este caso puede ser una imagen en forma de rombo.

El truco consiste en que dónde dice duración, que para este caso como se trata de un Hito debería ser cero, en realidad hay un dos pero mostramos el dos como un cero.

Para nos posicionamos en la celda, con click derecho vamos a formato, luego formato personalizado y escribimos “0#,”. Con eso hacemos que en la celda se muestre un cero para que sea coherente con la definición de Hito.

El último paso sería cambiar la barra que representa el hito por la imagen. De la misma forma que lo hicimos para la tarea resumen, buscamos el gráfico que representará el hito. También pueden utilizar en vez de una imagen guardada, una imagen prediseñada.

Recursos del Proyecto (Project Resource)

Los recursos van listados en una columna, para cada actividad. Para este caso el recurso es una persona que es la responsable de una parte del proyecto.

Esta cuestión es una de los principales desafíos que vamos a tener en este post ya que con las limitaciones de Excel es una tarea no muy sencilla. También se podría agregar los recursos a mano con un objeto y escribiendo dentro pero cada vez que hiciéramos un cambio de recurso deberíamos cambiarlo manualmente. La idea es que si cambiamos algo en los datos, el gráfico se actualice automáticamente.

Empecemos, recuerdan que al principio de este post hablamos de una columna auxiliar que utilizaremos. Las celdas de esa columna las vinculamos con las celdas de la “fecha fin”. Con los que nos quedan los mismos datos que figuran en la columna “Fin”.

Seleccionamos los datos de las dos columnas, nos posicionamos arriba del gráfico y pegamos.

Luego nos aparecerá un gráfico incongruente, nos posicionamos en las barras de este gráfico, con click derecho >>cambiar tipo de gráfico.

Elegimos el tipo de gráfico línea con marcadores.

Ahora seleccionamos los puntos del segundo gráfico, vamos a “cambiar tipo de Gráfico” y seleccionamos el tipo “barra agrupada”.

Luego vamos a mostrar el título secundario horizontal, que es el que no se muestra.

Entonces obtenemos algo que nos muestra que vamos llegando al objetivo de a poco, vemos cada barra verde con el nombre de recurso en su eje. Ahora habría que ordenar un poco.

Cómo ven aparece un eje secundario con fechas similares al de nuestro eje principal pero no coincidentes. El próximo paso es hacer coincidir los ejes. Por lo que haciendo click derecho sobre el eje secundario corregimos el valor mínimo de fecha así coinciden ambos ejes.

Vemos ahora que deberos invertir el orden de los datos del eje secundario vertical para que coincidan los recursos de acuerdo a la planilla de datos, por ejemplo la actividad 1 que tiene el recurso “john1”.

Casi está listo. Ahora borramos uno de los ejes horizontales. Para eso seleccionamos el eje horizontal de arriba y le damos “suprimir”. Nos queda solo un eje horizontal.

Ahora hacemos lo mismo con el eje vertical derecho.

Ahora haciendo click derecho sobre las barras verdes, elegimos mostrar las etiquetas de datos.

Hacemos click derecho nuevamente sobre las barras y elegimos “formatos de etiquetas de datos”. Destildamos la opción “valor” y tildamos la que dice “nombre de categoría”. También ajustamos la posición de la etiqueta a “Extremo interno”.

Nos que el último paso que seleccionar las barras verdes y quitarles el relleno.

Tenemos nuestro cronograma en Excel completo, con Tarea de Resumen y Recursos.

En entradas posteriores seguiremos agregando funcionalidad a nuestro cronograma básico.

Próximamente se va a colgar el archivo de ejemplo en la zona de Descargas. Si tienen alguna duda o consulta pueden hacerlo a través del formulario de contacto.

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¡Éxitos!

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